Naar Festivak 2026? Kom terug met zakelijke klanten

Je kent het misschien. Je loopt een dag over een vakbeurs, praat met tien mensen en komt thuis met een tas vol folders. Een week later ligt die tas nog in de bus. De dag was gezellig, maar opdrachten heeft hij niet opgeleverd.

Festivak is op woensdag 18 en donderdag 19 november in de Brabanthallen in 's-Hertogenbosch. Voor partyverhuurders is het een bijzondere beurs, want de bezoekers zijn precies de mensen die bij jou kunnen huren: organisatoren van bedrijfsfeesten, sportevenementen, stadsfeesten en festivals.

In dit artikel lees je hoe je die dag zo aanpakt dat hij iets oplevert. Je krijgt een voorbereiding van een uur, de vragen die je organisatoren stelt en een plan om je contacten binnen een week op te volgen. Zo kom je niet terug met een tas folders, maar met zakelijke klanten om op te volgen.

Festivak 2026 in het kort

• Wanneer: woensdag 18 november van 11.00 tot 19.00 uur en donderdag 19 november van 11.00 tot 17.00 uur. Op woensdag is er van 19.00 tot 21.00 uur een netwerkavond.
• Waar: Brabanthallen, Diezekade 2 in 's-Hertogenbosch. Er zijn ruim 4.000 parkeerplaatsen en vanaf station 's-Hertogenbosch loop je er in ongeveer tien minuten heen.
• Wat het kost: niets. Je haalt een gratis bezoekersticket op de site van Festivak.
• Wie je er vindt: volgens de organisatie meer dan 375 leveranciers en partners en meer dan 6.000 professionals uit de evenementenbranche.

Kijk voor je vertrekt nog even op de pagina met locatie en openingstijden van Festivak, voor het geval er iets verandert.

Waarom Festivak de beurs van je klanten is

De meeste vakbeurzen bezoek je om in te kopen. Festivak werkt anders. De beurs is bedoeld voor mensen die evenementen organiseren en daar leveranciers voor zoeken. Dat maakt hem voor jou als verhuurder op een andere manier interessant.

Wie er rondlopen

Festivak richt zich op vier groepen organisatoren:

• organisatoren van sport- en stadsevenementen
• mensen die bedrijfsevenementen en personeelsfeesten regelen
• organisatoren van beurzen en congressen
• organisatoren van festivals en publieksevenementen

Dat zijn klanten die groter huren dan de gemiddelde particulier, en die elk jaar terugkomen. Een sportclub die dit jaar een tent huurt voor het jubileum, heeft volgend jaar weer een toernooi. Wie dit jaar het personeelsfeest regelt, regelt volgend jaar meestal het volgende.

Waarom inkopen niet je hoofddoel is

Natuurlijk zie je er nieuw materiaal. Maar wie de hele dag langs leveranciers loopt, praat vooral met mensen die iets aan hem willen verkopen. De meeste waarde haal je uit gesprekken met de mensen die bij jou kunnen huren. Waar lopen zij tegenaan? Hoe zoeken ze een verhuurder? En wanneer beslissen ze?

Je voorbereiding in een uur

Een goede beursdag begint de week ervoor. Reken op een uur, niet meer.

Kies je drie soorten gesprekken

Bepaal vooraf met wie je wilt praten. Wij raden drie soorten gesprekken aan:

1. Organisatoren. Je toekomstige zakelijke klanten. Hier gaat het om luisteren, niet om verkopen.
2. Aanvullende leveranciers. Cateraars, entertainment, licht en geluid: bedrijven die bij hetzelfde evenement horen als jouw tent, maar niet met je concurreren. Zij kunnen klanten naar jou doorsturen, en jij naar hen.
3. Collega-verhuurders. Om te horen hoe zij omgaan met prijzen, personeel en piekdagen. En om elkaar te helpen als je materiaal tekortkomt.

Schrijf per groep op hoeveel gesprekken je wilt voeren. Drie goede gesprekken per groep is genoeg.

Kies twee sessies uit het programma

Festivak heeft een programma met meer dan 40 sessies. De organisatie noemt onder meer stijgende kosten en vergunningen, veiligheid, innovatie en het ontwerpen van beleving als thema's. Kies er twee over de zorgen van organisatoren, zoals kosten, vergunningen of veiligheid. Daar hoor je in een half uur waar je klanten wakker van liggen. Bekijk het programma van Festivak en zet de tijden in je agenda.

Vergunningen zijn ook voor jou van belang. Een organisator die vastloopt op de aanvraag, is blij met een verhuurder die weet wat er nodig is. In ons artikel over de evenementenvergunning en je tent lees je wat je daar als verhuurder zelf regelt.

Neem je eigen cijfers mee

Kijk voor je gaat terug op dit jaar:

• Welke zakelijke aanvragen kreeg je, en van wat voor klanten?
• Waar moest je nee op zeggen, omdat je materiaal of mensen tekortkwam?
• Welke vragen stelden zakelijke klanten steeds opnieuw?

Met die antwoorden in je hoofd hoor je op de beurs sneller wat interessant is. En je kunt in een gesprek concreet vertellen wat je al voor vergelijkbare klanten hebt gedaan.

Zorg dat je site klaar is voor wie je opzoekt

Een organisator die je op de beurs spreekt, zoekt je vaak dezelfde avond nog op. Wat ziet hij dan? Een telefoonnummer en een contactformulier, of een manier om meteen een aanvraag te doen?

Met een planner op je site vult een organisator zelf de datum, het aantal gasten en het soort evenement in. Hij ziet een indicatie van de prijs en stuurt zijn aanvraag. Jij controleert daarna terrein, transport en beschikbaarheid, en stuurt de offerte. Zo verdwijnt die warme interesse niet onderaan een mailbox. Zo'n evenementplanner voor je website bouwen wij met Formix.

Heb je nog geen planner? Zet dan in elk geval een duidelijke pagina voor zakelijke klanten op je site, met voorbeelden van wat je verhuurt voor bedrijfsfeesten en sportevenementen.

Op de beurs: waar je je tijd aan besteedt

Vijf vragen aan organisatoren

Je hoeft geen verkooppraatje te houden. Stel vragen en luister. Deze vijf werken goed:

1. Wat voor evenementen organiseer je het komende jaar?
2. Wat vind je het lastigst aan het huren van materiaal?
3. Hoe vraag je meestal een offerte aan, en bij hoeveel verhuurders?
4. Hoe snel wil je een offerte terug?
5. Wanneer leg je je leveranciers vast voor volgend seizoen?

Vraag 3 en 4 zijn goud waard. Ze vertellen je hoe jouw klant zoekt en vergelijkt. Benadert een organisator drie verhuurders en kiest hij wie als eerste een goede offerte stuurt? Dan weet je waar je moet winnen.

Food Fun & Entertainment: partners voor passende extra's

Festivak heeft een apart plein voor Food Fun & Entertainment, met live entertainment, activiteiten en foodconcepten. Voor een verhuurder is dat een interessante plek. De klant die bij jou een tent huurt, zoekt ook eten, muziek of een activiteit.

Praat met aanbieders die in jouw regio werken. Kun je elkaar aanbevelen? Kun je een vaste combinatie aanbieden, zoals een tent met een foodtruck? Zulke samenwerkingen maken je aanbod completer, zonder dat je zelf meer materiaal hoeft te kopen.

Kijk hoe anderen aanvragen binnenhalen

Loop bewust langs de stands van bedrijven die dezelfde klanten bedienen als jij. Let niet alleen op wat ze laten zien, maar ook op hoe ze bezoekers vasthouden. Vragen ze om een visitekaartje? Laten ze bezoekers meteen iets invullen? Hangt er een QR-code naar een aanvraagpagina? Wat werkt, kun je zelf gebruiken.

Schrijf het meteen op

Na het vijfde gesprek weet je niet meer wie wat zei. Schrijf na elk gesprek twee dingen op, bijvoorbeeld op de achterkant van het visitekaartje:

• wat de persoon organiseert en wanneer
• welke volgende stap je hebt afgesproken

Festivak heeft ook een eigen app, Festivak Connect, met het programma en de plattegrond. Je kunt er ook contact leggen met andere bezoekers.

Na de beurs: binnen een week opvolgen

Vrijdag 20 november: een bedankmail met één volgende stap

Stuur op vrijdag iedereen met wie je een goed gesprek had een korte mail. Bedank voor het gesprek, verwijs naar iets wat de ander vertelde en stel één concrete volgende stap voor. Bijvoorbeeld:

"Je vertelde dat jullie in juni een personeelsfeest voor 150 mensen organiseren. Zal ik je volgende week een voorstel sturen voor een tent met meubilair, zodat je een idee hebt van de kosten?"

Houd het kort. Geen brochure als bijlage, geen prijslijst. Eén vraag, één stap.

Krijg je geen antwoord? Volg dan na een week nog één keer op. In ons artikel over offertes opvolgen lees je hoe je dat doet zonder opdringerig te zijn.

Wat je verandert voor seizoen 2027

Kijk na de beurs terug op je aantekeningen. Welke vragen hoorde je vaak? Welk materiaal vroegen organisatoren dat jij niet hebt? Gebruik dat voor je plannen:

• Assortiment. Koop niet in op wat je op de beurs mooi vond, maar op wat klanten vroegen. Meer daarover lees je in assortiment partyverhuur: koop in op wat klanten vroegen.
• Zakelijke aanvragen. Zakelijke klanten willen snel duidelijkheid en een vast aanspreekpunt. In ons stuk over bedrijfsaanvragen voor de kerstborrel lees je hoe je die aanvragen omzet in opdrachten.
• Je website. Pas je pagina voor zakelijke klanten aan met wat je op de beurs hoorde.

Conclusie

Op Festivak zie je in twee dagen meer organisatoren dan in de rest van het jaar bij elkaar. De dag levert pas iets op als je hem gebruikt om te luisteren, in plaats van folders te verzamelen.

De kern op een rij:

• Ga met een doel: drie soorten gesprekken, en weet met wie je wilt praten.
• Stel vragen over hoe organisatoren huren, niet over wat jij verhuurt.
• Schrijf meteen op wat je hoorde en wat je afsprak.
• Volg binnen een week op, met één concrete stap.
• Zorg dat een organisator die je opzoekt meteen een aanvraag kan doen.

Met dat laatste helpen wij je graag. Met een planner van Formix doen zakelijke en particuliere klanten een aanvraag met alle gegevens die jij nodig hebt, en jij bepaalt zelf welke offerte je stuurt. Benieuwd hoe dat op jouw site werkt? Vraag hier een demo aan.

Veelgestelde vragen

Is Festivak interessant voor een klein verhuurbedrijf?

Ja, vooral als je meer zakelijke klanten wilt. De bezoekers organiseren bedrijfsfeesten, sportevenementen en festivals, en zoeken daar leveranciers voor. Je hoeft geen grote speler te zijn om met hen in gesprek te gaan. Een regionale verhuurder die snel en persoonlijk werkt, past voor veel organisatoren juist goed.

Wat kost een bezoek aan Festivak?

Een bezoekersticket is gratis. Je meldt je aan via de ticketpagina van Festivak. Reken wel op reistijd en een dag dat je niet in je bedrijf bent. Bij de Brabanthallen zijn ruim 4.000 parkeerplaatsen.

Heb ik een eigen stand nodig om klanten te vinden?

Nee. Als bezoeker voer je net zo goed gesprekken, en het kost je alleen tijd. Een stand is een flinke investering die pas loont als je precies weet welke klanten je wilt bereiken. Bezoek de beurs eerst en kijk of de bezoekers bij jouw bedrijf passen.

Ga ik één of twee dagen?

Voor de meeste verhuurders is één goed voorbereide dag genoeg. Woensdag is langer open en sluit af met een netwerkavond van 19.00 tot 21.00 uur. Dat is handig als je vooral met organisatoren en collega's wilt praten.

Hoe volg ik contacten op zonder opdringerig te zijn?

Stuur binnen een paar dagen een korte, persoonlijke mail met één concrete volgende stap. Verwijs naar iets wat de ander zelf vertelde, zodat duidelijk is dat je hebt geluisterd. Hoor je niets, stuur dan na een week nog één herinnering en laat het daarna rusten tot het moment dat de ander zelf noemde.