1. Wie wat doet

1. Deze overeenkomst geldt tussen jou, het verhuurbedrijf dat Formix gebruikt, en Formix Software (KvK-nummer 42074345).
2. Voor de gegevens die je klanten via je planner invullen, ben jij de verwerkingsverantwoordelijke. Formix is de verwerker.
3. Deze overeenkomst hoort bij onze algemene voorwaarden en loopt zolang je Formix gebruikt.

2. Welke gegevens en waarvoor

1. Formix verwerkt persoonsgegevens alleen om je planner, je aanvragen, je webshop en de koppeling met Rentman te laten werken.
2. Het gaat om gegevens van je klanten die een aanvraag sturen en van je medewerkers die Formix gebruiken.
3. Denk aan: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, het adres en de datum van het feest, het aantal gasten, de gekozen verhuurartikelen en berichten. Van medewerkers gaat het om naam, e-mailadres en inloggegevens.
4. Vraag in je planner niet naar bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheid, en niet naar een BSN.

3. Alleen in jouw opdracht

1. Formix verwerkt de gegevens alleen in jouw opdracht. Hoe je Formix instelt en gebruikt, geldt als die opdracht. Zet je bijvoorbeeld de koppeling met Rentman aan, dan sturen we aanvragen door naar jouw Rentman-omgeving.
2. Formix gebruikt de gegevens niet voor eigen doelen en verkoopt ze niet.
3. Vinden we dat een opdracht in strijd is met de AVG, dan laten we je dat weten.
4. Rentman werkt niet voor Formix maar voor jou. Je hebt met Rentman een eigen overeenkomst.

4. Geheimhouding en beveiliging

1. Iedereen die bij Formix met de gegevens werkt, heeft een geheimhoudingsplicht.
2. Formix beveiligt de gegevens met passende technische en organisatorische maatregelen. Daaronder vallen in elk geval versleutelde verbindingen, toegang alleen voor wie het voor zijn werk nodig heeft, en regelmatige back-ups.
3. We bekijken die maatregelen regelmatig en verbeteren ze waar nodig.

5. Subverwerkers

1. Je geeft Formix toestemming om andere partijen in te schakelen die gegevens voor ons verwerken, zoals een hostingpartij en een e-maildienst. Een actueel overzicht van deze partijen sturen we je op verzoek via [email protected].
2. Formix legt deze partijen dezelfde plichten op als in deze overeenkomst staan.
3. Schakelen we een nieuwe partij in, dan laten we je dat minstens 30 dagen vooraf weten. Heb je een gegrond bezwaar, dan zoeken we samen een oplossing. Lukt dat niet, dan kun je opzeggen.
4. Formix verwerkt de gegevens binnen de Europese Unie. Gebeurt dat toch daarbuiten, dan alleen met de waarborgen die de AVG vraagt.

6. Hulp bij verzoeken en vragen

1. Vraagt een klant van jou ons om zijn gegevens in te zien, aan te passen of te verwijderen, dan sturen we dat verzoek naar jou door en helpen we je het af te handelen.
2. We helpen je ook als je een risicoanalyse (DPIA) moet maken of vragen krijgt van de Autoriteit Persoonsgegevens, voor zover dat redelijk is.

7. Datalekken

1. Ontdekken we een datalek dat jouw gegevens raakt, dan laten we je dat zonder onnodige vertraging weten, en uiterlijk binnen 48 uur nadat we het ontdekten.
2. We geven je de informatie die je nodig hebt om het lek te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, als dat moet, bij de mensen om wie het gaat. De melding zelf doe jij.
3. We nemen direct maatregelen om de gevolgen zo klein mogelijk te houden.

8. Controle

1. Je mag controleren of Formix zich aan deze overeenkomst houdt. Op verzoek geven we je de informatie die je daarvoor nodig hebt.
2. Wil je een audit laten doen, dan spreken we die vooraf samen af. Dat kan maximaal één keer per jaar en is voor jouw rekening, tenzij blijkt dat Formix zich niet aan deze overeenkomst houdt.

9. Als je stopt

1. Stopt je abonnement, dan kun je tot 30 dagen daarna een export van je aanvragen vragen.
2. Daarna verwijdert Formix de persoonsgegevens, ook bij de partijen uit artikel 5, behalve als de wet ons verplicht ze te bewaren.

10. Aansprakelijkheid

Voor aansprakelijkheid gelden de afspraken in artikel 14 van onze algemene voorwaarden.