Kerstborrel verhuur: zo zet je bedrijfsaanvragen om

"Kerstborrel op 11 december, ongeveer 80 man. Graag een offerte." Die mail krijg je in oktober vaak. Hij lijkt simpel, maar je kunt er nog niets mee. Waar is het? Staan de gasten of zitten ze? Mag je om twee uur 's middags opbouwen of pas na vijven? En wie keurt de offerte eigenlijk goed? Voordat je alle antwoorden hebt, heeft hetzelfde bedrijf al twee andere verhuurders gemaild. Wie als eerste een duidelijke prijs stuurt, maakt de meeste kans.

Zakelijke kerstborrels zijn een mooi stuk omzet aan het einde van het jaar. Het tentenseizoen loopt af, maar je statafels, bars en glaswerk kunnen in december volop draaien. Alleen vraagt een bedrijf anders dan een particulier, en dat vraagt om een andere aanpak.

In dit artikel lees je hoe een zakelijke klant beslist, welke vragen je vóór de offerte beantwoord wilt hebben, hoe je je drukke decemberdata plant en hoe je van één kerstborrel een vaste klant maakt.

Waarom een zakelijke klant anders vraagt dan een particulier

Een particulier die een tuinfeest geeft, beslist meestal zelf. Hij kijkt wat het kost, belt je en zegt ja of nee. Bij een bedrijf werkt dat anders.

Meerdere beslissers en een budget dat intern moet worden goedgekeurd

De persoon die je mailt, is vaak niet de persoon die beslist. Het is iemand van de personeelsvereniging, een office manager of een collega uit de borrelcommissie. Die moet jouw voorstel intern voorleggen aan een leidinggevende of de directie. En die wil vooral weten: wat kost het ongeveer, en wat krijgen we daarvoor?

Dat betekent voor jou:

• Je offerte wordt doorgestuurd. Hij moet dus zonder uitleg te begrijpen zijn.
• Er zit een budget achter dat vaak al vastligt. Een klant die halverwege ontdekt dat het niet past, haakt af.
• Het duurt soms een week voordat er antwoord komt, omdat het intern rondgaat. Hoe eerder jij je deel af hebt, hoe eerder die klok begint te lopen.

Ze vergelijken offertes, en wie het eerst duidelijk is wint

Bedrijven vragen vaak bij meerdere verhuurders tegelijk een offerte aan. Zo werkt inkoop nu eenmaal. De organisator wil het snel geregeld hebben, want de kerstborrel komt bovenop zijn gewone werk.

Daardoor gaat het minder om de laagste prijs dan je zou denken. Het gaat om wie als eerste een duidelijk en compleet voorstel stuurt. Een organisator die een helder voorstel binnen heeft, is geneigd door te pakken. De verhuurder die drie dagen later nog vragen stelt, is dan al te laat.

Wat een bedrijf voor een kerstborrel echt nodig heeft

Veel organisatoren weten wat ze willen uitstralen ("gezellig, niet te stijf"), maar niet welke spullen daarvoor nodig zijn. Jij weet dat wel. Dat maakt je adviseur, niet alleen leverancier.

De basis: statafels, bar, glaswerk en koeling

Een kerstborrel is meestal een staande borrel. Dan heb je in elk geval nodig:

• Statafels met hussen, in een kleur die past bij de sfeer
• Een bar of buffettafel voor de drank en de hapjes
• Glaswerk voor bier, wijn, fris en eventueel iets warms
• Koeling, want een kantoorkoelkast is voor 80 gasten te klein
• Afvalbakken en statafels voor lege glazen, zodat het overzichtelijk blijft

Werk je met vaste aantallen per groepsgrootte, dan weet je klant direct waar hij aan toe is. Hoe je statafels, stoelen en servies in één aanvraag verwerkt zonder overtypwerk, lees je in ons artikel over één aanvraag voor statafels, stoelen en servies.

Sfeer en praktisch: verlichting, garderobe en aankleding

In december is het om half vijf donker. Een kantoor of bedrijfshal met tl-verlichting voelt dan niet als een feest. Sfeerverlichting maakt het verschil en is een logische passende extra. Denk ook aan:

• Een garderoberek, want in december komt iedereen met een dikke jas
• Kerstaankleding, zoals verlichte bomen of tafeldecoratie
• Een kleine verhoging of statafel voor de speech van de directeur

Dit zijn geen dure onderdelen, maar ze maken de borrel af. En ze worden vaak vergeten als jij ze niet zelf aanbiedt.

Binnen op kantoor of buiten met een tent

De meeste zakelijke kerstborrels zijn binnen: in de kantine, een vergaderruimte of een leeggeruimde bedrijfshal. Sommige bedrijven willen juist iets anders, zoals een verwarmde tent op het eigen terrein. Dat vraagt om een heel ander voorstel, met vloer, verwarming en stroom. Vraag dus altijd eerst of het binnen of buiten is. Het antwoord bepaalt de helft van je offerte.

De vragen die je vóór de offerte beantwoord wilt hebben

Het meeste mailwerk bij zakelijke aanvragen komt door informatie die ontbreekt. Deze vragen bepalen of je in één keer een goede offerte kunt maken.

Gasten, staand of zittend, en de duur van de borrel

• Hoeveel gasten verwacht je? Een bedrijf weet dat vaak pas ongeveer. Vraag naar een bandbreedte en spreek af tot wanneer het aantal nog kan veranderen.
• Staan of zitten? Een staande borrel vraagt om statafels, een kerstdiner om tafels en stoelen.
• Hoe lang duurt het? Een borrel van twee uur vraagt minder glaswerk dan een avond tot middernacht.

Locatie, laad- en losplek, opbouw binnen kantooruren

Bij een bedrijf lever je niet in een achtertuin, maar in een gebouw met regels. Vraag daarom:

• Waar kun je laden en lossen? Is er een laadperron, een lift of moet alles via de trap?
• Wanneer mag je opbouwen? Veel bedrijven willen dat je opbouwt terwijl er nog gewerkt wordt, of juist pas na sluitingstijd.
• Wanneer kun je ophalen? Vrijdagavond laat, of maandagochtend voordat iedereen er weer is?

Deze antwoorden bepalen je transport en je planning, en dus je prijs.

Factuurgegevens, inkoopnummer en wie de offerte goedkeurt

Zakelijke klanten hebben andere administratieve eisen dan particulieren:

• Op welke bedrijfsnaam en welk adres moet de factuur?
• Is er een inkoopnummer of kostenplaats nodig? Zonder dat nummer blijft je factuur bij sommige bedrijven liggen.
• Wie keurt de offerte goed? Dan weet je wie je eventueel nabelt.

Vraag dit meteen bij de aanvraag. Dan hoef je het na de opdracht niet alsnog na te jagen.

Je decemberpiek plannen zonder vast te lopen

November en december zijn de drukste maanden voor bedrijfsfeesten. Volgens EventBar zijn populaire data in die periode soms maanden van tevoren al vol. Dat merk jij ook: alle borrels willen op dezelfde paar vrijdagen.

Populaire vrijdagen: voorraad op tijd vastleggen

Op de populaire vrijdagen kan het gebeuren dat je statafels of glaswerk op zijn. Zorg daarom dat je per dag ziet wat er al vastligt. Werk je met Rentman, dan zie je daar je beschikbaarheid. Het helpt als aanvragen er direct in komen, zodat je niet hoeft te zoeken in je mailbox.

Twee praktische tips:

• Stuur je klant een alternatief als een datum vol zit. Donderdag in plaats van vrijdag is voor veel bedrijven ook prima.
• Spreek een termijn af waarbinnen de klant moet bevestigen. Zo blijft je voorraad niet weken op een twijfelaar staan.

Opbouw, ophalen en ploegen slim combineren

Op een drukke vrijdag in december bouw je soms bij vijf bedrijven op. Dat lukt alleen als je weet waar je moet zijn en wanneer. Combineer leveringen in dezelfde regio en plan het ophalen op een rustiger moment, bijvoorbeeld maandagochtend.

Hoe minder tijd je kwijt bent aan het verwerken van aanvragen, hoe meer handen je overhoudt voor de opbouw. Daarover lees je meer in ons artikel over uren terugwinnen op aanvragen bij personeelstekort.

Snel een indicatie geven die intern doorgestuurd kan worden

De organisator wil zo snel mogelijk iets kunnen voorleggen. Hoe sneller jij hem dat geeft, hoe groter je kans.

Pakketten per groepsgrootte met passende extra's

Een lange lijst losse artikelen werkt niet voor een drukke organisator. Wat wel werkt: een borrelpakket per groepsgrootte. Bijvoorbeeld voor 50, 80 en 120 gasten, met het juiste aantal statafels, een bar, glaswerk en koeling.

Daarnaast bied je een paar passende extra's aan: sfeerverlichting, een garderoberek, kerstaankleding. Houd het overzichtelijk. Vijf extra's die kloppen, werken beter dan dertig waar de klant zelf uit moet kiezen.

Indicatie eerst, offerte na jouw controle

Laat de klant al vóór de offerte een indicatie van de prijs zien. Dan kan hij die intern voorleggen en weet hij of het binnen het budget past. Maak wel duidelijk dat het een indicatie is. Jij controleert daarna de locatie, het transport en de beschikbaarheid, en pas dan volgt de definitieve offerte.

Zo voorkom je twee dingen: aanvragen die nergens op uitlopen omdat het budget niet past, en klanten die schrikken van je offerte.

Van eenmalige kerstborrel naar vaste zakelijke klant

Een particulier geeft misschien eens in de vijf jaar een groot feest. Een bedrijf viert elk jaar kerst, en vaak nog veel meer.

Nieuwjaarsreceptie, zomerborrel en open dag

Een bedrijf dat in december tevreden is, heeft in januari een nieuwjaarsreceptie, in juni een zomerborrel en in het najaar misschien een open dag. Vraag na de kerstborrel gewoon of er nog meer op de planning staat. Een kort bericht na afloop, met dank en de vraag hoe het was, doet hier veel.

Gegevens bewaren zodat de aanvraag volgend jaar in één keer klopt

Bewaar wat je dit jaar hebt geleerd: de laadplek, de opbouwtijden, de contactpersoon, het inkoopnummer en wat er is gehuurd. Volgend jaar maak je de offerte dan in een paar minuten. En de klant merkt dat je hem kent. Dat is precies waarom hij terugkomt.

Zo helpt een planner op je eigen site

Alles hierboven kun je per mail en telefoon regelen. Het kost alleen veel tijd, en in december heb je die tijd niet. Daarom hebben wij Formix gebouwd.

Met Formix zet je een evenementplanner op je eigen website. Je klant vult een paar vragen in, zoals het aantal gasten, staand of zittend en binnen of buiten. De planner raadt een passende opstelling aan en toont de passende extra's die erbij horen. De klant ziet een indicatie van de prijs en stuurt een aanvraag. Die indicatie kan de organisator meteen intern voorleggen.

Jij krijgt een complete aanvraag binnen, direct in Rentman als je daarmee werkt. Daarna controleer je locatie, transport en beschikbaarheid en stuur je de offerte. De klant boekt dus niets direct. Jij houdt de controle, maar je hoeft niet meer alles na te vragen. Welke manieren er zijn om Rentman aan je site te koppelen, lees je in onze eerlijke gids over Rentman koppelen aan je website.

Wil je zien hoe een verhuurbedrijf met een planner werkt? Bekijk dan de klantcase van Janssen Partyverhuur. Janssen Partyverhuur is het bedrijf van Stijn Janssen, mede-oprichter van Formix, en is onze pilotklant.

Conclusie

Zakelijke kerstborrels zijn een kans om december te vullen, en om klanten te winnen die elk jaar terugkomen. Maar een bedrijf beslist anders dan een particulier. Er zijn meerdere beslissers, er is een vast budget en er worden offertes vergeleken. Wie dan als eerste een duidelijk voorstel stuurt, maakt de meeste kans.

De belangrijkste punten:

• Vraag vooraf naar gasten, staand of zittend, binnen of buiten, laadplek, opbouwtijden en factuurgegevens.
• Werk met borrelpakketten per groepsgrootte en een paar passende extra's.
• Geef snel een indicatie van de prijs die de organisator intern kan doorsturen.
• Plan je drukke vrijdagen op tijd en bied alternatieven als een datum vol zit.
• Bewaar wat je leert, zodat de aanvraag volgend jaar in één keer klopt.

Wil je zien hoe je zakelijke aanvragen compleet binnenkrijgt, zonder heen en weer te mailen? Vraag hier een demo aan.

Veelgestelde vragen

Wanneer vragen bedrijven een offerte aan voor hun kerstborrel?

Organisatoren krijgen vaak het advies om vroeg te boeken; EventBar noemt vier tot zes maanden van tevoren. In de praktijk komen er in het najaar nog veel aanvragen binnen, vaak met minder keuze in data. Zorg dat je dan klaar bent om snel te reageren.

Wat heeft een bedrijf nodig voor een kerstborrel van 80 personen?

Voor een staande borrel heb je in elk geval statafels met hussen, een bar, glaswerk en extra koeling nodig. Hoeveel precies, hangt af van de duur en van je eigen ervaring. Sfeerverlichting en een garderoberek zijn in december logische passende extra's.

Hoe voorkom ik dat ik eindeloos moet nabellen bij een zakelijke aanvraag?

Stel de belangrijkste vragen al bij de aanvraag: aantal gasten, staand of zittend, binnen of buiten, laad- en losplek, opbouwtijden en factuurgegevens. Bied keuzes aan in plaats van open tekstvelden, dan vult de klant ze sneller en vollediger in. Een planner op je site kan die vragen in de goede volgorde stellen.

Moet ik een zakelijke klant al vooraf een prijs laten zien?

Een indicatie van de prijs helpt de organisator om je voorstel intern voor te leggen en te zien of het binnen het budget past. Maak wel duidelijk dat het een indicatie is. Jij controleert daarna locatie, transport en beschikbaarheid voordat je de definitieve offerte stuurt.

Hoe maak ik van een kerstborrel een terugkerende klant?

Stuur na afloop een kort bericht met dank en vraag of er nog meer op de planning staat, zoals een nieuwjaarsreceptie of zomerborrel. Bewaar de laadplek, opbouwtijden, contactpersoon en wat er is gehuurd. Dan maak je de offerte volgend jaar in een paar minuten en merkt de klant dat je hem kent.