Personeelstekort in je verhuurbedrijf: zo win je uren terug op aanvragen

Op 24 september ging de evenementenbranche naar Den Haag. In perscentrum Nieuwspoort gaf de VVEM, de vereniging van evenementenmakers, Kamerleden een wensenlijst, meldt EvenementenIndustrie.nl. Het personeelstekort in de evenementenbranche stond daar met drie andere punten op: versnipperde regels, te weinig locaties en extreem weer. Goed dat het op tafel ligt. Maar een oplossing uit Den Haag laat nog even op zich wachten, en je volgende drukke seizoen niet.

Als partyverhuurder merk je het tekort op de bus en bij de op- en afbouw. Maar je merkt het ook op kantoor. Elke aanvraag die binnenkomt, moet iemand lezen, aanvullen, uitrekenen en omzetten in een offerte. Dat zijn uren die je niet aan de klus zelf besteedt. In dit artikel kijken we waar die uren naartoe gaan, en hoe je er een deel van terugwint zonder dat je klant er iets op inlevert.

Wat de branche in Den Haag op tafel legde

Onder leiding van VVEM-voorzitter Boris van der Ham lieten organisaties als Rotterdam Ahoy, Rotterdam Festivals en Zwarte Cross zien wat evenementen betekenen voor de economie en voor de samenleving. De boodschap aan de politiek: evenementen zijn meer dan vermaak, en de sector loopt tegen grenzen aan. Personeel is er een van.

Die grote festivals en zalen zijn niet jouw klanten van elke dag. Toch speelt hetzelfde probleem bij een partyverhuurder met een paar vaste krachten en een groep oproepkrachten. Als er in het seizoen iemand uitvalt, kun je die plek zelden snel vullen. En degene die de aanvragen doet, is vaak ook degene die meerijdt, laadt of de planning maakt.

Waar je verkooptijd echt naartoe gaat

Het maken van de offerte zelf is meestal niet het probleem. De tijd zit in alles wat ervoor gebeurt. Loop een gewone aanvraag eens na:

• Lezen en uitzoeken. Wat bedoelt de klant precies met "iets voor 80 man"?
• Navragen. Datum, locatie, binnen of buiten, ondergrond: vaak ontbreekt de helft. Je mailt terug en wacht.
• Een selectie maken. Welke tent past bij dit aantal gasten, hoeveel tafels en stoelen horen erbij, is er verlichting of verwarming nodig?
• Uitrekenen en overtypen. De gegevens uit de mail gaan met de hand je planning of verhuursysteem in.
• Nabellen. De klant twijfelt, wil een andere variant of heeft ondertussen ergens anders gevraagd.

Eerder hebben we uitgerekend hoeveel uur je per week kwijt bent aan offertes overtypen. Tel die uren eens voor je eigen bedrijf. Wie het personeelstekort voelt, heeft daar de meeste winst te halen: in de stappen vóór de offerte.

Vraag de juiste dingen in één keer uit

Het meeste heen-en-weer mailen komt door een aanvraag die niet compleet is. Een vrij tekstveld nodigt uit tot een halve vraag. Maak daarom een vaste lijst van wat jij altijd nodig hebt voordat je een offerte kunt maken, en vraag dat meteen uit. Voor de meeste partyverhuurders ziet die lijst er ongeveer zo uit:

• Datum en tijden, inclusief wanneer er opgebouwd en afgebouwd kan worden
• Aantal gasten, en of ze zitten of staan
• Locatie en ondergrond: gras, klinkers, zand of een zaal
• Soort feest: bruiloft, verjaardag, bedrijfsfeest of buurtfeest
• Of de klant zelf ophaalt of dat jij bezorgt en opbouwt

Die vragen stellen kost je klant een minuut. Jou scheelt het een mailwisseling per aanvraag, en in het seizoen al snel een dag wachten per klant.

Laat de klant zelf al een selectie maken

De volgende stap: laat de klant niet alleen vragen beantwoorden, maar ook zien wat er past. Wie 80 gasten invult, hoeft niet door je hele assortiment te bladeren. Laat de tenten zien die je voor dat aantal aanraadt, met de tafels, stoelen en aankleding die erbij horen. Zo komt er een aanvraag binnen waarin al staat wat de klant wil, in plaats van een vraag waar jij nog een voorstel bij moet bedenken.

Laat daarbij ook de passende extra's zien: heaters voor een feest in oktober, verlichting voor een avondfeest, een vloer als het gras nat kan zijn. Die denkt de klant er nu vaak niet zelf bij, en jij moet eraan denken om ze in de offerte voor te stellen. Lees ook hoe je statafels, stoelen en servies in één aanvraag binnenkrijgt.

Geef de klant er meteen een indicatie van de prijs bij. Dan weet hij waar hij ongeveer aan toe is, en krijg jij minder aanvragen van mensen die bij de eerste offerte afhaken.

Wat je als verhuurder altijd zelf blijft doen

Minder handwerk betekent niet dat je het uit handen geeft. Een tent op een helling, een smalle oprit waar de aanhanger niet door past, een datum waarop je materiaal al verhuurd is: dat ziet geen formulier. Die controle blijft bij jou:

• Terrein: kan het staan waar de klant het wil hebben?
• Transport: past het in je planning en kom je er met je wagens?
• Beschikbaarheid: is alles op die datum vrij, en heb je de mensen om het neer te zetten?

Het verschil is dat je die controle doet op een aanvraag die compleet is. Je besteedt je tijd aan het vakwerk, niet aan het verzamelen van gegevens. En het persoonlijke contact blijft: jij stuurt de offerte en jij belt als er iets bijzonders is.

Drie dingen die je deze week al kunt doen

• Pak je laatste tien aanvragen erbij. Tel hoe vaak je moest terugmailen en welke informatie er ontbrak. Dat is je lijst met vragen.
• Vervang het vrije tekstveld op je website. Zet de vragen van die lijst er als vaste velden op. Dat kan vandaag al met het formulier dat je nu hebt.
• Schrijf je vuistregels op. Welke tent bij hoeveel gasten, hoeveel tafels per tent, wanneer je verwarming aanraadt. Die kennis zit nu vaak in één hoofd. Op papier kan een collega of oproepkracht er ook mee verder.

Tot slot

Het personeelstekort los je niet op met een beter formulier. Maar elk uur dat je niet kwijt bent aan navragen en overtypen, kun je besteden aan de klussen die wel mensen vragen. En die uren kun je zelf terugwinnen, zonder te wachten op Den Haag.

Wil je die vuistregels niet alleen op papier, maar ook op je website? Met Formix zet je een evenementplanner op je site. Je klant vult het aantal gasten en de andere vragen in, ziet de verhuurartikelen die jij aanraadt met passende extra's en een indicatie van de prijs, en stuurt een complete aanvraag in. Jij controleert terrein, transport en beschikbaarheid en stuurt daarna de offerte.