Rentman koppelen aan je website: de eerlijke gids

Je website ziet er prima uit. Er staat een contactformulier op en daar komen aanvragen binnen. Alleen: wat voor aanvragen? "Hebben jullie iets voor 80 man op 12 juli?" Geen locatie, geen tijden, geen idee of het om statafels, een tent of het hele pakket gaat. Dus mail je terug, vraag je de helft alsnog op, wacht je een dag en tik je alles uiteindelijk zelf over in Rentman. In het hoogseizoen kost dat uren per week, en af en toe glipt er een aanvraag tussendoor.

Je hebt vast gelezen dat je "Rentman aan je website kunt koppelen". Dat klopt, maar het is geen knop die je omzet. Er zijn vier manieren, en ze doen heel verschillende dingen. In deze gids zetten we ze op een rij: wat ze wel en niet doen, voor wie ze passen en wat ze kosten. Eén ding vooraf: wij maken Formix, een van die vier opties. Daar zijn we open over, en we zeggen er ook bij wanneer Formix niet de beste keuze is.

Het korte antwoord

Een paar aanvragen per maand? Je contactformulier volstaat. Het koppelt niets, maar dat is dan geen probleem.
Weten je klanten precies welke artikelen ze willen en zit je op WordPress? Dan past een productwebshop, zoals de WooCommerce-plugin van AppSys.
Wil je Rentman aan meerdere systemen knopen? Laat een eigen koppeling bouwen via de Rentman-API.
Weten je klanten hoeveel gasten er komen, maar niet welke tent, hoeveel tafels of hoeveel vloer? Dan heb je een evenementplanner nodig die vragen stelt en een passende set voorstelt. Daarvoor hebben we Formix gebouwd: als plugin voor je WordPress-site, of als complete website die wij voor je hosten.

Waar het om draait: weet je klant wat hij nodig heeft?

Het woord "koppelen" wekt de indruk dat er één standaardoplossing is. Zo werkt het niet. Bijna elke koppeling zet aanvragen in Rentman. Het verschil zit in hoe je klant tot die aanvraag komt.

Een productwebshop laat je klant door je artikelen bladeren en zelf kiezen wat hij wil, met aantallen. Dat werkt goed voor een cateraar die weet dat hij 40 statafels nodig heeft. Een particulier die een tuinfeest geeft, weet dat niet. Hij weet dat er 80 gasten komen en dat het in de tuin is. Welke tentmaat daarbij hoort, hoeveel tafels erin passen en hoeveel vloer eronder moet, dat weet jij. Niet hij.

Houd dat onderscheid vast terwijl we de vier manieren doorlopen. De vraag is niet "kan ik Rentman koppelen?", maar hoe komt mijn klant tot een complete aanvraag die ik alleen nog hoef te controleren?

Manier 1. Het contactformulier (wat de meesten nu hebben)

Dit is waar de meeste verhuurders nu staan: een contactformulier of een mailadres op de website.

Wat het wel doet: het is laagdrempelig, werkt op elke website en kost vrijwel niets.

Wat het niet doet: het koppelt niets. Alles wat binnenkomt, verwerk je met de hand:

Halve aanvragen. Een vrij tekstveld nodigt uit tot halve vragen. Datum, aantal gasten, locatie en gewenst materiaal krijg je zelden in één keer.
Heen-en-weer mailen. Je mist gegevens, dus je mailt terug, wacht en mailt nog eens. Elke aanvraag wordt een gesprek voordat je een offerte kunt maken.
Overtikken. Wat er wel binnenkomt, tik je zelf over in Rentman. Dubbel werk en een bron van fouten. We rekenden eerder uit hoeveel uur je per week kwijt bent aan offertes overtypen, en dat loopt sneller op dan je denkt.

Bij een paar aanvragen per maand is dit prima. Krijg je er tientallen per week, dan is dit precies het knelpunt dat je wilt oplossen.

Manier 2. De WooCommerce-plugin van AppSys (de officiële route)

Dit is de koppeling die Rentman zelf noemt als je een webshop wilt. Rentman werkt hiervoor samen met een externe partner, AppSys. Hun plugin maakt met WooCommerce van je WordPress-site een verhuurwebshop.

Wat het wel doet: de plugin haalt je materiaal uit Rentman en zet het op je website. Je klant kiest een huurperiode, ziet de berekende prijs en beschikbaarheid en verstuurt zijn aanvraag. Die komt als project in Rentman binnen. Wil je een echte productwebshop op WordPress, dan is dit een serieuze optie.

Waar je op moet letten:

Je hebt WordPress met WooCommerce nodig. Draait je site op iets anders, dan begint het met een verhuizing.
Het is een webshop, met alles wat erbij hoort. Een thema, plugins, updates en onderhoud. Niet elk thema werkt goed samen met de plugin.
Check hoe pakketten werken. In de documentatie die we voor deze gids raadpleegden, werden kits als losse artikelen behandeld, waardoor de getoonde beschikbaarheid niet altijd klopte. Verhuur je veel in pakketten, vraag dan bij AppSys na hoe dat nu werkt.
Support loopt via AppSys. Het supportteam van Rentman is niet getraind in het opzetten van je AppSys-webshop. Loopt er iets vast, dan ben je afhankelijk van een derde partij.
Je klant moet zelf weten wat hij nodig heeft. Er is geen begeleiding die vanuit het aantal gasten een tent, tafels en vloer voorstelt.

Kortom: een goede route als je op WordPress zit en je klanten al weten welke artikelen ze willen huren.

Manier 3. Een eigen koppeling via de Rentman-API (maatwerk)

Rentman heeft een open API, en daarmee kun je in principe alles bouwen. Gespecialiseerde bureaus maken op die basis koppelingen tussen Rentman en webshops, CRM's, boekhouding of dashboards.

Wat het wel doet: in theorie alles. Een eigen koppeling volgt precies de velden, rekenregels en werkwijze die jij wilt.

Wat het niet doet: zichzelf terugverdienen, tenzij je een groot koppelvraagstuk hebt. Een eigen koppeling is een softwareproject. Iemand moet fouten opvolgen, velden aanpassen als je werkwijze verandert en bijhouden of de gegevens nog kloppen. Logisch als je Rentman met een hele reeks systemen wilt verbinden. Te zwaar als je vooral complete aanvragen wilt ontvangen.

Een rekenvoorbeeld. Stel, je laat zo'n koppeling bouwen door een developer van €80 per uur:

Aanvraagformulier met vragen en rekenregels bouwen en vormgeven: 40 uur
Koppeling met Rentman (inloggen, aanvragen als project wegschrijven, contacten matchen): 32 uur
Testen, fouten oplossen en livegang: 16 uur

Samen 88 uur, oftewel zo'n €7.000 eenmalig voor versie 1. Daarna komt het onderhoud: verandert Rentman iets, wijzigt je assortiment of wil je een veld toevoegen, dan bel je je developer weer. Reken op een paar uur per maand, zeg €150 tot €300. En jij bent de enige eigenaar van die code.

Ter vergelijking: Formix (manier 4) levert hetzelfde resultaat als dienst. Het pakket Planner + Rentman kost €49 per maand plus een staffel voor je aantal aanvragen. Bij 50 aanvragen per maand is dat €69 per maand. Het onderhoud van de koppeling met Rentman ligt bij ons.

Manier 4. Een evenementplanner bovenop Rentman

Kijk je naar de eerste drie manieren, dan valt er een gat. Het contactformulier koppelt niets. De webshoproute gaat ervan uit dat je klant weet wat hij wil huren. En een eigen koppeling is voor de meeste verhuurders te zwaar. Wat ontbreekt: een route die je klant helpt kiezen en daarna een complete aanvraag in Rentman zet.

Dat gat vullen we met Formix, ons eigen product. Formix zet een evenementplanner op je site, gekoppeld aan Rentman. Zo werkt het voor je klant:

Hij vult in wat hij viert, met hoeveel gasten en waar.
De planner stelt een passende set voor, met aantallen: een tent die past bij het aantal gasten, de tafels die erin passen en de vloer die eronder hoort. Wil hij verder kijken, dan kan dat via "bekijk alles".
Hij ziet passende extra's in één overzicht, en wat het geheel ongeveer kost.
Hij verstuurt zijn aanvraag. Die landt in Rentman, met producten en aantallen al ingevuld.

Daarna controleer jij terrein, transport en beschikbaarheid, en stuur je de offerte. Je klant boekt dus niet direct en krijgt geen definitieve prijs. Hij krijgt een indicatie, jij houdt de controle.

Wat jij instelt. Je stelt de vragen en rekenregels zelf samen, zonder te programmeren. Bijvoorbeeld: bij 120 gasten stelt de planner een grotere tent voor, en het aantal tafels volgt uit hoeveel mensen er in de tent passen. Je producten en prijzen komen uit Rentman, dus je houdt niets dubbel bij.

Ook voor klanten die zelf kiezen. Naast de planner krijg je productpagina's en een offertewagen, met je producten uit Rentman. Klanten die al weten wat ze willen, kiezen zelf. Beide routes eindigen in dezelfde aanvraag in Rentman. En AI schrijft je productteksten, zodat je niet elk artikel zelf hoeft te beschrijven.

Op je eigen site, of een complete website van ons

Formix werkt op twee manieren. Welke past, hangt af van je huidige website.

Als plugin op je WordPress-site. Je bent tevreden met je site en die draait op WordPress met Elementor. Dan installeer je de plugin en zet je de planner, productpagina's en offertewagen op de pagina's die jij kiest. Je hebt geen WooCommerce nodig en je bouwt geen webshop.

Als complete website, door ons gehost. Je site draait niet op WordPress, of hij is aan vervanging toe. Dan krijg je met het pakket Webshop een complete website waarin alles al samenkomt: je pagina's, je producten uit Rentman, de planner, passende extra's en de offertewagen. De site is gebouwd om vindbaar te zijn in Google, en AI schrijft je productteksten. Geen WordPress, geen WooCommerce, geen losse plugins die je zelf moet bijhouden. Hosting en updates liggen bij ons. Hoe dat eruitziet, zie je in de demoshop.

Hoe de planner er in de praktijk uitziet, lees je in klanten hun partytent online laten samenstellen.

Zo werkt het bij Janssen Partyverhuur

Janssen Partyverhuur gebruikt de planner als partycalculator op zijn bestaande WordPress-site, naast een productcatalogus met offertewagen. De resultaten uit de klantcase:

15% → 30% rondt de partycalculator af
100 → 250 aanvragen per maand
45 → 15 min verwerkingstijd per aanvraag (mediaan)
+20% gemiddelde aanvraagwaarde

Janssen Partyverhuur is eigendom van Formix-co-founder Stijn Janssen. Deze case is onze eigen implementatie, geen onafhankelijke referentie. Je kunt de partycalculator live bekijken of de hele klantcase lezen.

Wat het kost en hoe snel je live staat

Planner + Rentman: €49 per maand. De planner, aanvragen direct in Rentman, passende extra's, de plugin voor je WordPress-site en AI schrijft je productteksten.
Webshop: €79 per maand. Alles uit Planner + Rentman, plus een complete website die wij hosten en die vindbaar is in Google. Wil je dat wij de website bouwen? Dat kost eenmalig €950.
Plus een staffel voor je aantal aanvragen: tot 10 per maand €0, tot 50 €20, tot 100 €35, tot 200 €60, tot 300 €85, tot 400 €110 en tot 500 €135. Daarboven maken we een voorstel op maat.
Eigen site zonder WordPress, en die wil je houden? Met het pakket Planner (€19 per maand) zet je de planner op je site en koppelt je webbouwer de aanvragen door via de koppeling voor je webbouwer (API).
Live in twee tot vier weken met begeleiding. Liever dat wij de planner inrichten? Dat kan eenmalig voor €350.

Alle prijzen zijn excl. btw en maandelijks opzegbaar. Geen percentage van je omzet. Meer over de plugin lees je op Rentman koppelen aan WordPress.

Wanneer Formix niet past

Je klanten weten precies welke artikelen ze willen en je wilt dat ze direct online betalen. Dan is een productwebshop met een afrekenknop logischer.
Je wilt dat klanten zonder tussenkomst boeken. Met Formix ziet je klant een prijsindicatie en controleer jij de aanvraag voordat de offerte uitgaat.
Je krijgt maar een paar aanvragen per maand en ze zijn meestal compleet. Dan is je contactformulier goed genoeg.

Benieuwd hoe dit werkt met jouw assortiment? Plan een demo van een half uur. We laten zien hoe de planner werkt, hoe een aanvraag in Rentman binnenkomt en of de plugin of een complete website beter bij je past.

Welke koppeling past bij jou?

Contactformulier: voor een paar aanvragen per maand. Kost niets, maar je typt alles zelf over.
WooCommerce-plugin (AppSys): voor WordPress-sites waar klanten zelf artikelen kiezen. Reken op een webshoptraject en onderhoud.
Eigen API-koppeling: voor koppelingen met meerdere systemen. Zo'n €7.000 bouw plus doorlopend onderhoud.
Evenementplanner (Formix): voor verhuurders van wie de klanten het aantal gasten weten, maar niet wat ze moeten huren. Als plugin op je WordPress-site €49 per maand, als complete website €79 per maand, steeds plus staffel.

De eerlijke samenvatting: er is geen beste koppeling, wel een beste koppeling voor jouw situatie. Pas vooral op dat je geen productwebshop kiest omdat die het meest zichtbaar is, terwijl het echte probleem is dat je klanten niet weten wat ze nodig hebben.

Conclusie

Rentman koppelen aan je website is geen knop, maar een keuze. Het contactformulier koppelt niets. De WooCommerce-plugin geeft je een productwebshop, prima als je op WordPress zit en je klanten weten wat ze willen. Een eigen API-koppeling kan alles, maar is voor de meeste verhuurders te zwaar en te duur.

Komen je klanten met een aantal gasten en een datum, en niet met een artikellijst? Dan helpt een evenementplanner ze naar een passende set, en krijg jij een complete aanvraag in Rentman die je alleen nog hoeft te controleren. Op je eigen WordPress-site, of in een complete website die wij voor je hosten. Plan een demo en we leggen het naast je huidige website en Rentman-proces. Een half uur, geen verplichtingen.

Veelgestelde vragen

Kan ik Rentman aan elke website koppelen?

Dat hangt af van de route. De WooCommerce-plugin van AppSys werkt alleen op WordPress met WooCommerce. De plugin van Formix werkt op WordPress-sites met Elementor. Heb je een ander systeem, dan koppelt je webbouwer de planner via de koppeling voor je webbouwer (API), of stap je over op een complete website die wij voor je hosten, met de planner er al in.

Heb ik WooCommerce nodig voor Formix?

Nee. De plugin van Formix werkt zonder WooCommerce. En met het pakket Webshop heb je ook geen WordPress nodig: dan draait je hele website bij ons.

Heb ik een webshop nodig om aanvragen in Rentman te krijgen?

Nee. Een webshop is één manier. Met een evenementplanner beantwoordt je klant vragen over zijn feest en verstuurt hij een complete aanvraag, zonder winkelwagen met afrekenknop.

Boekt mijn klant met Formix direct?

Nee. Je klant ziet wat het ongeveer kost en verstuurt een aanvraag. Jij controleert terrein, transport en beschikbaarheid, en stuurt daarna de offerte.

Wat kost Formix?

Planner + Rentman kost €49 per maand, Webshop met een complete website €79 per maand. Daarbovenop komt een staffel voor je aantal aanvragen: van €0 (tot 10 per maand) tot €135 (tot 500 per maand). Alle prijzen zijn excl. btw en maandelijks opzegbaar.

Werkt een koppeling ook met verhuurpakketten of kits?

Dat verschilt per oplossing. Verhuur je veel in pakketten, vraag dan vooraf na hoe een koppeling kits en hun beschikbaarheid verwerkt.

Moet ik hiervoor een groot IT-traject ingaan?

Niet per se. Een eigen API-koppeling is een softwareproject. Met Formix stel je de vragen zelf samen, zonder te programmeren, en sta je met begeleiding in twee tot vier weken live.