Vuurwerkverbod: zo vul jij 31 december met tentaanvragen

Oudjaar was voor de meeste partyverhuurders altijd een rustige dag. De laatste kerstborrel is afgebouwd, het magazijn staat vol en de ploeg is vrij. Dit jaar kan dat anders lopen. Sinds 1 augustus geldt het landelijke vuurwerkverbod, en veel gemeenten geven verenigingen geen ontheffing om zelf vuurwerk af te steken. Buurten en verenigingen die toch samen het nieuwe jaar in willen, gaan iets anders organiseren: een oudejaarsfeest. Vaak buiten, in de kou, op een plein of een veldje. Dus met een tent, verwarming en licht.

Niemand weet nog hoe groot die vraag wordt. Wel is duidelijk dat de verenigingen er de komende weken over beslissen. In dit artikel lees je wie je op oudjaar kunt verwachten, welke pakketten je klaarzet, hoe je één nacht op een feestdag plant en welke vragen je stelt voordat je een offerte maakt.

Wat het vuurwerkverbod verandert voor jouw verhuur

De regels in drie zinnen

De Wet veilige jaarwisseling is op 1 augustus 2026 ingegaan. Particulieren mogen geen vuurwerk meer kopen, bezitten of afsteken, behalve klein vuurwerk zoals sterretjes. Professionele vuurwerkshows mogen nog, en een vereniging of stichting met lokale binding kan bij de burgemeester een ontheffing aanvragen.

Waarom de meeste buurtverenigingen geen ontheffing krijgen

Een ontheffing is geen recht. De burgemeester mag hem geven, maar hoeft dat niet. Daarbij gelden strenge voorwaarden, zoals een veiligheidsplan, een geschikt afsteekterrein en vaste supervisors. Dat zet Hekkelman Advocaten op een rij. Veel gemeenten hebben al laten weten dat ze dit jaar helemaal geen ontheffingen verlenen. Zo kozen zes gemeenten in de regio Eindhoven voor een nul-beleid voor verenigingsvuurwerk, en Zoetermeer geeft dit jaar geen ontheffingen en organiseert zelf een show op de Markt.

Voor een buurtvereniging betekent dat: het vuurwerk valt weg, maar de behoefte om samen te vieren niet. Die energie gaat naar iets anders.

Eerlijk: niemand weet nog hoe groot de vraag wordt

Dit is de eerste jaarwisseling onder het verbod. Er zijn geen cijfers over hoeveel buurten een feest gaan organiseren, en wij gaan die ook niet verzinnen. Wat we wel zien: gemeenten zoeken naar alternatieven en buurten zoeken naar een nieuwe traditie. Utrecht stelde in 2024 al een fonds voor buurtinitiatieven rond de jaarwisseling beschikbaar, waar zo'n vijftig activiteiten uit voortkwamen.

Ons advies: behandel oudjaar dit jaar als een test. Zet een paar pakketten klaar, houd een beperkt aantal tenten vrij en kijk wat er binnenkomt. Volgend jaar weet je precies wat het waard is.

Wie je op oudjaar gaat bellen

Buurt-, oranje- en dorpsverenigingen met een plan B

Dit is de grootste groep. Een oranjevereniging of buurtvereniging die jarenlang een vuurwerkshow regelde, of die een ontheffing had willen aanvragen, zoekt nu een alternatief. Denk aan een feest van tien uur tot één uur, met oliebollen, glühwein, muziek en om twaalf uur samen aftellen. Zo'n vereniging heeft een bestuur, een kas en vaak een vaste locatie.

Horeca en sportkantines die buiten willen uitbreiden

Een café of sportkantine die op oudjaar meer gasten verwacht, wil soms een tent naast de deur. Het voordeel: er is al stroom, een vergunningspraktijk en iemand die weet hoe een feest loopt. Het nadeel: zij beslissen laat en vergelijken scherp op prijs.

Bedrijven en wijkfondsen met een nieuwjaarsactiviteit

Sommige gemeenten en woningcorporaties steunen buurtactiviteiten rond de jaarwisseling. Ook bedrijven verschuiven hun nieuwjaarsborrel soms naar buiten. Deze klanten zijn kleiner in aantal, maar ze betalen op factuur en vragen zelden korting.

Zo ziet een oudejaarsfeest eruit, en wat je verhuurt

Drie pakketten die je nu al klaarzet

Een vereniging wil geen lijst met dertig artikelen. Ze wil weten wat ze nodig heeft voor haar feest. Zet daarom drie pakketten klaar:

• Buurtfeest tot ongeveer 75 gasten: een tent met dichte wanden, vloer, verwarming, statafels, een barunit en verlichting.
• Verenigingsfeest: een grotere tent met zitgedeelte, bar, garderobe en een podiumpje voor de dj of de toespraak van de voorzitter.
• Nazit na een show: een open of halfopen tent naast de plek waar de gemeente een show houdt, vooral om warm en droog te staan.

Bepaal zelf de maten en aantallen op basis van je eigen materiaal. Het gaat erom dat de klant een pakket herkent als "dat is ons feest".

Passende extra's die bij deze nacht horen

Op oudjaar is het donker vanaf half vijf en het kan vriezen. Daarom horen een paar extra's er standaard bij: buitenverlichting voor de looproute, een tochtsluis bij de ingang en extra statafels voor rond middernacht, als iedereen staat. Voor koeling en glaswerk geldt hetzelfde als bij elke borrel.

Over verwarming, stroom en een dichte tent in de koude maanden schreven we al uitgebreid in ons artikel over het herfstseizoen voor partytenten. Dat geldt op 31 december nog sterker.

Vuur en tent: wat je afspreekt en wat bij de klant ligt

Zonder vuurwerk grijpen veel buurten naar iets anders dat warmte en sfeer geeft: vuurkorven, fakkels, sterretjes. Prima, maar niet naast jouw tentdoek. Spreek daarom vooraf af:

• Waar vuur mag staan. Gemeenten stellen daar vaak eigen regels voor. Zoetermeer vraagt bijvoorbeeld minstens vijf meter afstand tussen een vuurkorf en brandbare zaken.
• Dat er in de tent geen open vuur en geen vuurwerk komt, ook geen sterretjes.
• Wie verantwoordelijk is voor de veiligheid tijdens het feest. Dat is de organisator, niet jij. Zet het in je offerte en je voorwaarden.

Eén nacht plannen op een feestdag

Opbouw op 30 of 31 december, afbouw op 1 of 2 januari

Een oudejaarsfeest duurt één avond, maar jouw werk niet. Opbouwen op 31 december betekent werken op een dag waarop iedereen vroeg naar huis wil. Afbouwen op 1 januari betekent werken op Nieuwjaarsdag, na een nacht waarin weinig is geslapen.

Kies daarom vooraf je vaste momenten:

• Opbouw op 30 december, zodat je op 31 december alleen nog langs hoeft voor de verwarming en een laatste controle.
• Afbouw op 2 januari, met de afspraak dat de tent tot dan op slot of onder toezicht van de vereniging staat.

Een vaste opbouw- en afbouwdag maakt je planning eenvoudiger en voorkomt dat elke vereniging een eigen tijd wil.

Je ploeg: wie werkt er, en wat reken je

Vraag nu al in je team wie op 30 december en 2 januari kan werken. Wie ook op oudjaar zelf of op Nieuwjaarsdag moet werken, krijgt daar vaak een toeslag voor. Kijk in je cao of je arbeidsafspraken wat voor jou geldt, en reken dat door in je pakketprijs in plaats van het achteraf op te tellen. Hoe je extra kosten eerlijk in je prijs verwerkt, lees je in ons artikel over bezorgkosten goed doorrekenen.

Hoeveel tenten je deze eerste keer vrijhoudt

Omdat niemand weet hoe groot de vraag wordt, raden wij af om je hele voorraad te reserveren. Houd een vast aantal tenten vrij voor oudjaar en vul die op volgorde van bevestiging. Is dat aantal op, dan zeg je eerlijk nee of bied je een kleinere oplossing aan. Na deze jaarwisseling weet je hoeveel je volgend jaar vrijhoudt.

De vragen die je vóór de offerte stelt

Zes vragen voor elke oudejaarsaanvraag

Een aanvraag als "tent voor de buurt op oudjaar, wat kost dat?" kun je niet in één keer goed beantwoorden. Stel daarom altijd deze zes vragen:

1. Hoeveel gasten verwacht je tegelijk, en staan of zitten ze?
2. Waar komt de tent, en wat is de ondergrond: plein, gras, parkeerplaats?
3. Is er stroom op de locatie, en hoe zwaar is de aansluiting?
4. Van hoe laat tot hoe laat duurt het feest?
5. Wie tekent namens de vereniging en wie is je aanspreekpunt op de avond zelf?
6. Heeft de organisator een melding of vergunning bij de gemeente gedaan?

Die laatste vraag is belangrijk. Een feest op de openbare weg of een plein vraagt vaak om een melding of een evenementenvergunning. Die regelt de organisator zelf, maar jij levert vaak de gegevens over de tent. Hoe dat werkt, lees je in ons artikel over de evenementenvergunning en de tent.

Een indicatie van de prijs voor de ledenvergadering

Een vereniging beslist niet op de dag dat ze je mailt. Er is een bestuursvergadering of een ledenvergadering, en daar moet een bedrag op tafel liggen. Geef daarom zo vroeg mogelijk een indicatie van de prijs per pakket. Zeg er eerlijk bij dat je terrein, transport en beschikbaarheid nog controleert voordat de definitieve offerte volgt. Zo kan het bestuur in één vergadering beslissen. Dat werkt hetzelfde als bij carnavalsverenigingen, alleen is de tijd korter.

Je tijdlijn: van oktober tot Nieuwjaarsdag

Oktober: pakketten klaar, vaste verenigingen benaderen

Zet deze maand je drie pakketten op je website en in je offertesjablonen. Stuur verenigingen waarvoor je eerder hebt gewerkt een kort bericht: "Geen vuurwerk dit jaar? Wij hebben een oudejaarspakket voor jullie buurtfeest." Denk aan oranjeverenigingen, buurtverenigingen en sportclubs uit je klantenbestand.

November: offertes vóór de vergaderingen

In november vergaderen veel besturen. Zorg dat je indicaties en offertes daar liggen. Vraag bij elke aanvraag wanneer het bestuur beslist, en volg op rond die datum. Hoe je dat doet zonder te pushen, lees je in ons artikel over offertes opvolgen.

December: planning vast, en nee zeggen mag

Vanaf half december wil je geen offertes meer schrijven, maar plannen. Wie bouwt waar op, in welke volgorde, met welke wagen? Een aanvraag die op 20 december binnenkomt, kun je dan eerlijk beoordelen: past hij nog, of niet? Nee zeggen tegen een late aanvraag is beter dan een tent die om acht uur 's avonds nog niet warm is.

Zo helpt een planner op je eigen site

Alles hierboven kun je per mail en telefoon regelen. Maar in december, tussen de kerstborrels door, heb je daar weinig tijd voor. Daarom hebben wij Formix gebouwd.

Met Formix zet je een evenementplanner op je eigen website. Een vereniging vult zelf in wat voor feest het wordt, met hoeveel gasten, staand of zittend, en of er stroom is. De planner raadt het passende oudejaarspakket aan en toont de passende extra's die erbij horen, zoals buitenverlichting en een tochtsluis. De penningmeester ziet een indicatie van de prijs om mee te nemen naar de vergadering en stuurt een aanvraag in.

Jij krijgt een complete aanvraag binnen, direct in Rentman als je daarmee werkt. Daarna controleer je terrein, transport en beschikbaarheid, en stuur je de offerte. De klant boekt dus niets direct. Jij houdt de controle, maar je hoeft niet meer alles na te vragen.

Conclusie

Het vuurwerkverbod haalt een traditie weg, maar de behoefte om samen het nieuwe jaar in te gaan blijft. Voor partyverhuurders kan 31 december daardoor een nieuwe verhuurnacht worden. Hoe groot die wordt, weet nog niemand. Daarom loont het om er nu klein en goed voorbereid aan te beginnen.

De belangrijkste punten:

• Verwacht vooral buurt- en oranjeverenigingen die geen ontheffing krijgen en een alternatief zoeken.
• Zet drie herkenbare pakketten klaar met verwarming, licht en een tochtsluis als vast onderdeel.
• Spreek vooraf af waar vuur mag staan en dat de veiligheid tijdens het feest bij de organisator ligt.
• Kies vaste opbouw- en afbouwdagen en reken feestdagwerk door in je pakketprijs.
• Stel zes vragen vóór de offerte en geef vroeg een indicatie van de prijs voor de vergadering.
• Houd een vast aantal tenten vrij en leer van deze eerste jaarwisseling.

Wil je zien hoe een vereniging haar oudejaarsfeest straks zelf op je website samenstelt en een complete aanvraag stuurt? Vraag hier een demo aan.

Veelgestelde vragen

Mag een buurtvereniging nog vuurwerk afsteken op oud en nieuw?

Alleen met een ontheffing van de burgemeester, en veel gemeenten geven die dit jaar niet. Particulieren mogen sinds 1 augustus 2026 geen vuurwerk meer afsteken, behalve klein vuurwerk zoals sterretjes. Kijk op de site van de gemeente van je klant wat daar geldt; de algemene regels staan op de pagina van de Rijksoverheid over vuurwerk.

Heeft een oudejaarsfeest in een tent een vergunning nodig?

Dat hangt af van de gemeente, de locatie en het aantal gasten. Een feest op de openbare weg of een plein vraagt vaak om een melding of een evenementenvergunning. Die vraagt de organisator zelf aan. Jij levert meestal de gegevens over de tent, zoals afmetingen, uitgangen en verwarming.

Wanneer moet ik beginnen met oudejaarsaanvragen?

Nu. Verenigingen beslissen in hun bestuurs- of ledenvergadering, en die vallen vaak in november. Zet in oktober je pakketten klaar en benader verenigingen waarvoor je eerder hebt gewerkt. Vanaf half december is het vooral plannen.

Wat zit er in een oudejaarspakket voor een buurtfeest?

Voor een buurtfeest tot ongeveer 75 gasten denk je aan een tent met dichte wanden, vloer, verwarming, statafels, een barunit en verlichting. Buitenverlichting voor de looproute en een tochtsluis bij de ingang zijn op 31 december logische passende extra's. De precieze maten en aantallen bepaal je op basis van je eigen materiaal en ervaring.

Hoe voorkom ik dat ik eindeloos moet nabellen bij een oudejaarsaanvraag?

Stel de belangrijkste vragen al bij de aanvraag: aantal gasten, locatie en ondergrond, stroom, tijden, contactpersoon en of er een melding of vergunning is. Bied keuzes aan in plaats van open tekstvelden, dan vult de klant ze sneller en vollediger in. Een planner op je site stelt die vragen in de goede volgorde en geeft de klant meteen een indicatie van de prijs.